Loonheffingen, reiskostenvergoedingen

Dit besluit bevat als handreiking aan de praktijk een kader voor de beoordeling van de eventuele fiscale gevolgen van vergoedingsregelingen voor reiskosten.

In dit besluit is ervoor gekozen om onderdelen uit voorgaande besluiten die geen beleidsstandpunten bevatten en vooral een voorlichtend karakter hebben, niet op te nemen. Dergelijke informatie past in het algemeen beter in het voorlichtingsmateriaal, zoals het Handboek loonheffingen. Het Handboek loonheffingen is toegankelijk op internet via www.belastingdienst.nl. Besluiten die inmiddels door nieuwe regelgeving zijn achterhaald, zijn evenmin in dit besluit opgenomen.

Lijst van gebruikte afkortingen

Voor kosten van vervoer kan de werkgever een vrije vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer (hierna: € 0,19-normering) over de volledige reisafstand voor alle zakelijke kilometers die de werknemer aflegt (artikel 15b, eerste lid, onderdeel a, van de Wet LB). Dit ongeacht het vervoermiddel, auto, motorfiets, fiets, openbaar vervoer, te voet, etc. Hierbij kwalificeren ook de woon-werkkilometers als zakelijke kilometers. Er is dus geen wettelijk onderscheid tussen woon–werkverkeer en andere zakelijke reizen. Als een werknemer meerdere malen per dag reist, kan de werkgever niet in alle gevallen een vrije vergoeding geven van € 0,19 per kilometer. Er moet een zakelijk belang zijn. Ritten om bijvoorbeeld thuis de lunch te gebruiken komen niet voor vergoeding in aanmerking.

De € 0,19-normering geldt voor vergoedingen en verstrekkingen tezamen.

In het geval een werknemer gebruik maakt van een taxi, boot of luchtvaartuig, kan een werkgever maximaal, binnen de grenzen van de redelijkheid, de werkelijke kosten vrij vergoeden.

Als een werknemer per openbaar vervoer reist, dan mag een werkgever er voor kiezen om de werkelijke kosten vrij te vergoeden (artikel 16a van de Wet LB). Dan moet hij de vervoerbewijzen per werknemer administreren en voor controle beschikbaar houden. De werkgever hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet de werkgever wél, als hij een vrije vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets of met de trein.

Vanaf 1 januari 2004 bestaat de mogelijkheid om voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter een vaste vrije vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woon–werktraject. Hierbij gelden de algemene regels voor vaste vrije vergoedingen, zoals deze zijn ontwikkeld in de wet- en regelgeving en de jurisprudentie. De hoofdregel is dat een vaste vergoeding een vrije vergoeding is voorzover deze afzonderlijk is vastgesteld en geacht kan worden te strekken tot bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (zie artikel 15d van de Wet LB in samenhang met artikel 47 van de URLB). Dit biedt een zekere ruimte voor enigszins globale afspraken van praktische aard per werknemer of per homogene groep van werknemers. Hierbij dient uiteraard rekening te worden gehouden met het feit dat naar mate de omvang van een vergoeding toeneemt, eveneens de kans toeneemt dat de vergoeding in absolute zin te zeer afwijkt van de kosten. Dit feit kan meebrengen dat een vergoeding alleen op declaratiebasis mogelijk is of dat een vaste vergoeding slechts mogelijk is als daarbij is voorzien in een nacalculatie (zie hierna).

Om de praktijk tegemoet te komen is er een praktische regeling op grond waarvan voor werknemers met een min of meer vaste arbeidsplaats eenvoudig een vaste vrije vergoeding voor reiskosten kan worden vastgesteld (zie onderdeel 3.2). Dit laat uiteraard onverlet dat met de inspecteur binnen de wettelijke kaders een specifieke regeling kan worden afgesproken. Het blijft uiteraard ook mogelijk voor een werkgever om niet uit te gaan van deze regeling en individueel op declaratiebasis een hogere vrije vergoeding aannemelijk te maken.