Controle- en verantwoordingsprotocol COA

Voortvloeiend uit artikel 16 van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (1994) (verder: Wet COA) verstrekt het Ministerie van Justitie en Veiligheid (verder: JenV) per boekjaar subsidie aan het COA. Het COA is een zelfstandig publiekrechtelijk bestuursorgaan dat rechtspersoonlijkheid bezit. COA valt daardoor onder de Kaderwet zbo’s. JenV verstrekt deze subsidie aan het COA voor de uitvoering van de activiteiten welke zijn toebedeeld aan het COA, zijnde:

• De opvang van asielzoekers;

• Het plaatsen van asielzoekers in een opvangvoorziening; het plaatsen van asielzoekers op gemeentelijke opvangplaatsen, alsmede het betalen van bijdragen aan de desbetreffende gemeente ten behoeve van de kosten van deze opvang;

• De werkzaamheden met betrekking tot de bemiddeling bij de uitstroom van verblijfsgerechtigden als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel g, van de Huisvestingswet 2014 naar door burgemeester en wethouders beschikbaar gestelde huisvesting;

• De door JenV aan het COA op te dragen andere taken die samenhangen met de opvang van asielzoekers.

JenV kan het COA-taken als hierboven bedoeld opdragen met betrekking tot andere categorieën vreemdelingen.

Het COA dient zich over de besteding van deze middelen te verantwoorden door middel van een jaarverantwoording, bestaande uit een jaarverslag (bestuursverslag), een jaarrekening met specifiek benoemde bijlagen, de rechtmatigheidsverantwoording, overige gegevens en overige bijlagen. Het COA en JenV hebben beide belang bij een goede opzet en uitvoering van de accountantscontrole bij het COA. De uitkomst van deze controle vormt immers de basis voor de (definitieve) vaststelling van de subsidieverlening aan de instelling. Dit controle- en verantwoordingsprotocol geeft een beschrijving van de in dit kader door de accountant te verrichten werkzaamheden.

Hoofdstuk 1 geeft een opgave van de uitgangspunten die ten aanzien van de werkzaamheden van toepassing zijn, waaronder de doelstelling. Hoofdstuk 2 richt zich op de vereisten aan de jaarverantwoording van het COA, inclusief de vereisten voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hoofstuk 3 richt zich op de door de accountant te hanteren aanpak. Ten slotte wordt in hoofdstuk 4 een weergave gegeven van de op te leveren accountantsproducten. Bijgevoegd hierbij is in bijlage 2: model rechtmatigheidsverantwoording.

Als waarborg voor een degelijk toezicht beoordeelt JenV op basis van een jaarlijkse risicoanalyse en wijzigingen in de wet- en regelgeving of en in hoeverre het huidige controle- en verantwoordingsprotocol moet worden bijgesteld.

De ingangsdatum van het nieuwe controle- en verantwoordingsprotocol is 1 januari 2023.

In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten ten aanzien van de door de accountant te verrichten werkzaamheden behandeld. Het betreft een beschrijving van de doelstelling van het protocol, de ten aanzien van het protocol relevante definities en begrippen en van de gehanteerde procedures en de daarbij van toepassing zijnde termijnen.

Dit controle- en verantwoordingsprotocol heeft als doelstelling het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte, de betrouwbaarheid en de materialiteit van de door de accountant van het COA te verrichten werkzaamheden in het kader van de jaarverantwoording van het COA en de jaarlijkse subsidie aan het COA.

Het controle- en verantwoordingsprotocol geeft aan welke accountantsproducten (rapportages) moeten worden geleverd. In het geval van het COA worden drie type producten (rapportages) gevraagd, welke aan zowel het COA als (via het COA) aan JenV worden verstrekt:

1. □

   Een controleverklaring;

2. □

   Een accountantsverslag;

3. □

   Rapport van feitelijke bevindingen.

Als grondslag voor de controle en de eisen voor de verantwoording gelden de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals opgenomen onder 3.1. Het onderzoeksobject betreft de jaarlijks door het COA opgestelde verantwoordingsinformatie ten aanzien van de door JenV verstrekte subsidie, bestaande uit de jaarverantwoording waarin opgenomen het jaarverslag (bestuur verslag), de jaarrekening met specifiek benoemde bijlagen inclusief een rechtmatigheidsverantwoording, de overige gegevens en de overige bijlagen. Daarnaast betreft het onderzoeksobject de zaken zoals genoemd bij het ‘rapport van feitelijke bevindingen’ onder paragraaf 3.2.